Verkkosivustomme osoite on: https://teollisuudenmetsanhoitajat.fi.
Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: Teollisuuden Metsänhoitajat ry
Osoite: Vernissakatu 1, c/o Metsäteho Oy, 01300 Vantaa
Puhelin: 0503006188
Sähköposti: [email protected]
Yhteyshenkilö: yhdistyksen sihteeri Timo Melkas
Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien ja sen entisten jäsenien henkilötietoja.
Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Pakollisia tietoja jäsenyyden kannalta ovat:
- Rekisteröidyn etu- ja sukunimi;
- Rekisteröidyn kotiosoite;
- Rekisteröidyn status: työssä käyvä, eläkeläinen, työtön, vanhempainvapaalla
- Rekisteröidyn jäsennumero;
Vapaaehtoisesti annettavia tietoja ovat:
- Rekisteröidyn sähköpostiosoite;
- Rekisteröidyn puhelinnumero;
- Rekisteröidyn henkilötunnus.
Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä (Avoine Oy).
Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.
Rekisteröidyn status (työssä käyvä, eläkeläinen, työtön, vanhempainvapaalla) määrittää Yhdistyksen jäsenmaksun suuruuden.
Yhdistyksen tiedonkulku hoituu pääasiassa sähköisesti, joten sähköpostiosoitteen luovuttaminen rekisteriin on suositeltavaa.
Henkilötunnuksen osalta käsittelyperusteena on se, että Rekisteröity voidaan yksilöidä luotettavasti ja yksiselitteisesti Rekisteröidyn oikeusturvan sekä etujen ja oikeuksien varmistamiseksi.
Yhdistyksen jäsenmaksu on verovähennyskelpoinen. Yhdistys ilmoittaa tiedot verottajalle, mutta ilmoitukseen vaaditaan Rekisteröidyn henkilötunnus.
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään. Rekisteriin päivittyy automaattisesti henkilön osoitetieto muuttoilmoituksen tehdessä sekä tieto hengissä olosta.
Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen Järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisella henkilöllä, joka tarvitsee kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisellä henkilöllä on käytössään henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana.
Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan.
Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille henkilötietojärjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Jos tietoja joudutaan siirtämään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, niin tällöin yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:
- Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
- Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
- Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.
Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.
Profilointi
Yhdistys ei tee jäsenrekisterin tietojen perusteella jäsenistölle profilointia.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).
Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- vaatia henkilötietojensa poistamista;
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse yhdistyksen sihteeri Timo Melkkaalle osoitteeseen [email protected]. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
Teollisuuden Metsänhoitajat ry
Timo Melkas
Vernissakatu 1, c/o Metsäteho Oy
01300 Vantaa
Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 27.10.2023.